1. Obdelava na podlagi pogodbe
Podjetje Hotel Dvorec d.o.o. osebne podatke strank pridobiva in obdeluje za namen izvajanja pogodb.
Vaše osebne podatke obdelujemo, ko je to potrebno za pripravo in sklenitev pogodbe o namestitvi (hotelske ali restavracijske rezervacije). Sem spadajo povpraševanje, pogajanja, priprava ponudbe, sklenitev pogodbe, obveščanje o spremembi prodajnih pogojev, spremembe pogodbenih razmerij, za obračunavanje storitev, za reševanje reklamacij, za informiranje o pogodbenem razmerju. Za preverjanje pristnosti in izvedbo transakcij lahko Hotel Dvorec d. o. o. obdeluje in posreduje določene osebne podatke tudi tretjim osebam, tj. bankam in poslovnim partnerjem za obračun provizij ter načrtovanje novih prodajnih aktivnosti.
Družba Hotel Dvorec d.o.o. ne odgovarja za morebitno zlorabo ali razkritje vaših osebnih podatkov, ki je posledica neustreznega ravnanja z vaše strani.
2. Obdelava na podlagi zakonskih obveznosti
Vaše osebne podatke obdelujemo na podlagi nekaterih predpisov za potrebe rezervacij gostov, za naročilo dodatnih osebnih storitev, za izdajo ponudb, predračunov, računov. Vodimo tudi začasne evidence o kreditnih karticah gostov (za rezervacije, za plačilo celotnih ali delnih stroškov bivanja, za vodenje evidenc drugih transakcij, opravljenih v razmerju do podjetja Hotel Dvorec d.o.o.
Vaše osebne podatke moramo skladno z zakonom posredovati tretjim osebam v okviru njihovih pooblastil (Ajpes – aplikacija e-Turizem), te podatke lahko posredujemo tudi policiji, reševalcem, državnemu tožilstvu ali drugim pristojnim organom.
3. Obdelava na podlagi zakonitega interesa
V podjetju Hotel Dvorec d.o.o. osebne podatke uporabljamo tudi na osnovi zakonitega interesa v naslednjih primerih:
- pri neposrednem, ciljnem trženju, razen kadar nad tem interesom prevladajo interesi ali temeljne pravice in svoboščine posameznika, na katerega se nanašajo osebni podatki. V nadaljevanju tega dokumenta ste obveščeni tudi o pravici do ugovora, ki ima za posledico izbris osebnih podatkov za namene trženja na podlagi zakonitega interesa Hotela Dvorec d.o.o.
- za pripravo statističnih poročil, pri čemer so vsi osebni podatki anonimizirani,
- za preprečevanje nepooblaščenega dostopa do informacijskega sistema, pravnih in poslovnih informacij ter osebnih podatkov.
4. Obdelava na podlagi podanega soglasja
V podjetju Hotel Dvorec d.o.o. v določenih primerih svoje stranke in goste prosimo za podajo privolitve za obdelavo njihovih osebnih podatkov. V teh primerih gre zlasti za analizo osebnih preferenc, interesov ter vedenja z namenom, da se predstavijo posamezniku prilagojene ponudbe, vključno z obveščanjem in neposrednim trženjem ter z namenom da se izvajajo trženjske raziskave. Vse take aktivnosti se izvajajo v okviru dopuščenega obsega, določenega v posameznikovi izjavi, preko dogovorjenih kanalov obveščanja in do preklica s strani posameznika. Tako pridobljene osebne podatke uporabljamo za: obveščanje o ugodnostih in akcijah; preko izbranih kanalov, v skladu s pogoji veljavnimi za posamezno ugodnost ali akcijo; neposredno trženje; obveščanje o posamezniku prilagojenih ugodnostih in akcijah, novostih, nagradnih igrah in drugih novicah. Neposredno trženje izvajamo tako, da na podlagi analize osebnih podatkov združujemo posameznike v skupine s podobnimi interesi; izvedbo raziskav, analiz in anket, ki sicer niso namenjene trženju, temveč praviloma le izboljšanju ponudbe storitev, ki vključujejo tudi analize poslovanja, obiska, naročila posameznih storitev in podobno.
Avtomatizirana obdelava osebnih podatkov
V določenih primerih v podjetju Hotel Dvorec d.o.o. uporabljamo računalniške sisteme, na podlagi katerih se osebni podatki obdelujejo avtomatizirano. Ti sistemi so nujno potrebni in se uporabljajo za ustrezno razvrščanje posameznikov na podlagi oblikovanih profilov.
Spletna stran in spletne storitve
Hotel Dvorec d.o.o. lahko zbira osebne podatke, ki jih pridobi od obiskovalcev spletnih strani, v primerih ko: uporabljate našo spletno stran, uporabljate naše storitve, stopite v stik z nami.
V podjetju Hotel Dvorec d.o.o. od obiskovalcev svojih spletnih strani zbiramo samo tiste podatke, ki jih dobimo prostovoljno. Od uporabnikov naše spletne strani ne zahtevamo podatkov, ki bi bili pogoj za obiskovanje naših spletnih strani.
Osebne podatke, pridobljene prek naših spletnih strani, skrbno varujemo in jih ne posredujemo tretjim osebam.
V podjetju Hotel Dvorec d.o.o. osebne podatke uporabljamo z namenom, da: obiskovalcem zagotovimo informacije, ki so jih zahtevali od nas; izboljšamo uporabniško izkušnjo v zvezi z našimi storitvami in spletno stranjo; obveščamo o storitvah, novostih in ponudbah, v kolikor obiskovalci za to podajo izrecno privolitev oz. se prijavijo na prejemanje novic; zagotavljamo varnost uporabe storitev.
Zbiramo lahko naslednje vrste informacij: preko elektronskih obrazcev in poizvedb lahko zbiramo kontaktne podatke (ime, priimek, elektronski naslov, telefonska številka) in vsebino vašega sporočila.
Avtomatizirano zbiranje podatkov z analitiko spletne strani preko piškotkov
V podtjetju Hotel Dvorec d.o.o. zbiramo osebne podatke s pomočjo piškotkov tudi ob obisku naših spletnih strani za namene zagotavljanja boljše funkcionalnosti in uporabniške izkušnje, varnosti, nemotenega delovanja spletnih strani oz. portalov ter štetja uporabnikov na spletnem mestu oz. portalu. Več o piškotkih si lahko preberete tukaj.
Piškotki, ki jih uporabljamo, ne vsebujejo podatkov, ki vas lahko osebno identificirajo, npr. ime, telefonska številka, poštni in e-poštni naslov, bančna povezava ali podatki o kreditni kartici. Vsi podatki so anonimizirani.
Družbena omrežja
V podjetju Hotel Dvorec d.o.o. uporabljamo naslednja družbena omrežja in upravlja z naslednjimi stranmi:
Sodelovanje in objave na družbenih omrežjih so prostovoljne.
Dostop do osebnih podatkov
Zaposleni v podjetju Hotel Dvorec d.o.o. in pogodbeni obdelovalci so zavezani spoštovati določila predpisov o varovanju osebnih podatkov ter veljavnih splošnih aktov podjetja Hotel Dvorec d.o.o. in sklenjenih pogodb o obdelavi osebnih podatkov. Podatki o strankah so poslovna skrivnost družbe.
Dostop do osebnih podatkov je dovoljen le pooblaščenim zaposlenim in pogodbenim obdelovalcem, s katerimi imamo sklenjeno pogodbo o obdelavi osebnih podatkov, in sicer v obsegu in z namenom, ki je nujno potreben za nemoteno izvajanje delovnih procesov, zagotavljanje storitev in izpolnjevanje pravic in obveznosti iz sklenjenih pogodbenih razmerij.
Omrežje za obdelavo podatkov podjetja Hotel Dvorec d.o.o. je zaščiteno pred zunanjim svetom s sistemom požarnega zidu. Vse notranje aplikacije podjetja so dostopne samo po prijavi z individualnim uporabniškim imenom in geslom, uporabniške pravice pa so razdeljene tako, da so osebni podatki dostopni izključno tistim zaposlenim, ki so za delo z osebnimi podatki pooblaščeni, pri čemer skrbimo, da do osebnih podatkov posameznikov dostopa čim manjše število zaposlenih.
Tretje osebe, ki lahko obdelujejo osebne podatke posameznikov:
- pristojni državni organi in nosilci javnih pooblastil v okviru izvajanja zakonskih pristojnosti,
- pogodbeni obdelovalci družbe Hotel Dvorec d. o. o. (izdelovalci in vzdrževalci spletnih mest in informacijskih storitev, razvijalci in uvajalci programskih rešitev, obdelovalci, ki jih družba Hotel Dvorec d. o. o. angažira za zagotavljanje storitev, potrebnih za izvajanje pogodb, zavarovalnice, dostavne službe, zunanji tržniki, prevozniki, turistične agencije, trženjska, raziskovalna in analitična podjetja, zunanje agencije za marketing ter organizatorji dogodkov, zastopniki družbe Hotel Dvorec d.o.o. pri sklepanju in izvrševanju pogodb, vključno z izterjavo in sodnimi postopki). V kolikor si želite ogledati seznam tretjih oseb, s katerimi lahko delimo vaše osebne podatke, nam to sporočite na marketing@hoteldvorec.com
- druge osebe, kadar imajo zakonsko podlago za pridobitev in obdelavo osebnih podatkov.
Hramba in varovanje osebnih podatkov
Na podlagi meril posameznih kategorij osebnih podatkov se razlikuje obdobje hrambe osebnih podatkov. Osebne podatke hranimo toliko časa, kolikor je potrebnega za doseganje namena, za katerega so bili zbrani oz. do poteka zakonsko predpisanega roka.
Ko je namen obdelave izpolnjen oz. ko poteče rok hrambe, vaše osebne podatke izbrišemo, uničimo, blokiramo ali anonimiziramom razen, v primerih ko je z Zakonom o arhivskih gradivih določeno drugače.
Za varovanje osebnih podatkov poskrbimo z zavarovanjem prostorov, v katerih se nahajajo nosilci osebnih podatkov, strojna in programska oprema, skrbno varujemo z organizacijskimi in/ali tehničnimi ukrepi, ki nepooblaščenim osebam onemogočajo dostop do osebnih podatkov in šifriranjem podatkov.
Pri zbiranju in prenosu občutljivih podatkov, uporabljamo šifriranje SSL (Secure Sockets Layer) s 128 bitnim kodirnim ključem. Šifriranje SSL deluje tako, da so poslani podatki nečitljivi vsem, razen nam. Protokol SSL poleg tega zagotavlja tudi popolno avtentičnost spletišča družbe Hotel Dvorec d.o.o.
Elektronski naslov, katerega nam uporabnik posreduje, uporabimo izključno zato, da posredujemo želene informacije. Nešifriranih obvestil o podatkih strank po elektronski pošti ne pošiljamo. Če se vsebina vašega sporočila nanaša na pogodbeno razmerje, to elektronsko sporočilo shranimo.
Zunanji ponudniki storitev, ki za družbo Hotel Dvorec d.o.o. zaradi zagotavljanja varnosti storitev filtrirajo vhodna elektronska sporočila na neželena sporočila oz. zlonamerno programsko opremo, lahko pridobijo dostop do vašega elektronskega sporočila.
Točnost in ažurnost podatkov
Prizadevamo si zagotavljati točnost in ažurnost osebnih podatkov v skladu s predpisi in/ali na podlagi privolitve.
Pravice uporabnika/posameznika pri obdelavi njegovih osebnih podatkov
Pravica do preklica privolitve
V kolikor želite preklicati že podano soglasje, lahko to kadar koli storite, in sicer s pisno zahtevo, poslano na naslov: Hotel Dvorec d.o.o. , Mestni trg 3, 5220 Tolmin ali elektronski naslov
marketing@hoteldvorec.com.
Preklic privolitve ne vpliva na zakonitost obdelave, ki se je na podlagi privolitve izvajala do njenega preklica.
Pravica do dostopa
Do osebnih podatkov, ki jih obdelujemo, lahko na podlagi vložene zahteve kadar koli brezplačno dostopate na enostaven način in v razumnih časovnih presledkih.
Za dodatne kopije ali v primeru očitno neutemeljenih ali ponavljajočih se zahtev lahko zaračunamo razumne stroške dela in materiala.
Pravica do popravka
Na vašo zahtevo bomo brez nepotrebnega odlašanja popravili ali dopolnili vaše netočne ali neažurne osebne podatke, ki jih obdelujemo.
Pravica do izbrisa
Osebne podatke, ki niso več potrebni za namene, za katere so bili zbrani ali podatke, za katere ste preklicali privolitev in zanje ne obstaja nobena pravna podlaga za obdelovanje, bomo na vašo zahtevo brez nepotrebnega odlašanja izbrisali.
Pravica do omejitve obdelave
Pravica do omejitve obdelave se izvaja na vašo zahtevo, v primerih ko: oporekate točnosti obdelovanih osebnih podatkov; je obdelava vaših osebnih nezakonita, a ne želite izbrisa, temveč le omejitev; jih podjetje Hotel Dvorec d.o.o. ne potrebuje več, a jih potrebujete kot posameznik za uveljavljanje pravnih zahtevkov; ste vložili ugovor v zvezi z obdelavo vaših osebnih podatkov, dokler se ne preveri, ali razlogi upravljavca prevladajo nad vašimi razlogi kot posameznika.
Pravica do prenosljivosti podatkov
V kolikor temelji obdelava na soglasju ali pogodbi lahko na vašo zahtevo vaše osebne podatke posredujemo drugemu upravljalcu, če je to tehnično izvedljivo.
Pravica do ugovora
V primerih ko vaše osebne podatke obdelujemo na podlagi našega zakonitega interesa ali za namene neposrednega trženja, lahko takšni obdelavi kadar koli ugovarjate.
Pravica do vložitve pritožbe pri informacijskem pooblaščencu
V kolikor na vašo zahtevo ne odgovorimo v predpisanem roku 1 meseca ali če vašo zahtevo zavrnemo, lahko v roku 15 dni od poteka enomesečnega roka vložite pritožbo pri Informacijskem pooblaščencu. Pritožba se poda na posebnem obrazcu, katerega lahko najdete na spletni strani Informacijskega pooblaščenca.
Pooblaščena oseba za varstvo osebnih podatkov
V podjetju Hotel Dvorec d.o.o. vam zagotavljamo uresničevanje pravic v zakonsko določenih rokih, pri čemer lahko rok podaljšamo za največ dva meseca ob upoštevanju kompleksnosti zadeve in števila prejetih zadev. V kolikor bomo rok za odločitev v vaši zadevi podaljšali, vas bomo o tem obvestili pred potekom enomesečnega roka, skupaj s pojanilom o vzrokih za podaljšanje.
Če so vaše zahteve očitno neutemeljene ali pretirane, zlasti ker se ponavljajo, vam lahko zaračunamo stroške dela in materiala ali pa zavrne ukrepanje v zvezi z zahtevami.
S pisno zahtevo, poslano pooblaščeni osebi za varstvo osebnih podatkov v družbi Hotel Dvorec d.o.o., lahko zahtevate uveljavljanje katere koli od zgoraj naštetih pravic. Zahtevo lahko pošljete na e-naslov:
marketing@hoteldvorec.com, pooblaščena oseba za varstvo osebnih podatkov v podjetju Hotel Dvorec d.o.o. je Helenca Korez.
Spremembe politike zasebnosti
V podjetju Hotel Dvorec d.o.o. si pridržujemo pravico občasno posodobiti to Politiko zasebnosti skladno s spremembami storitev, na podlagi povratnih informacij uporabnikov in zaradi sprememb predpisov. Vsakokratno spremenitev se opremi z datumom zadnje posodobitve.
V primeru bistvenih sprememb ali spremembe načina, kako v podjetju Hotel Dvorec d.o.o. uporabljamo osebne podatke, bomo pred uvedbo sprememb uporabnike obvestili na spletni strani oz., kjer je dana privolitev za obveščanje preko elektronskega naslova, tudi na navedeni način.
Priporočamo vam, da redno pregledujete to politiko, da bi si podatke o tem, kako v našem podjetju varujemo vašo zasebnost.
Ta Politika zasebnosti se uporablja do preklica oz. do morebitne spremembe.